Asistente Junior de Procesos

Misión del Cargo

Contribuir al fortalecimiento de la gestión institucional mediante el apoyo técnico en el levantamiento, sistematización y documentación de procesos organizacionales, asegurando la recolección estructurada de información, la elaboración precisa de fichas técnicas y diagramas de flujo, y el cumplimiento metodológico de las actividades definidas en el proyecto de actualización del Manual de Procesos de la institución.

Nivel Académico:

- Título de tercer nivel en Administración de Empresas, Ingeniería en Administración, Ingeniería Industrial, Gestión Pública, Ingeniería en Organización Industrial. Se considerarán también carreras como Gestión de la Calidad, Logística, o Gestión Organizacional, o carreras técnicas y administrativas equivalentes.

Experiencia Requerida:

- De dos a tres años de experiencia en proyectos institucionales vinculados al levantamiento, organización y documentación de procesos. Debe demostrar habilidad para preparar y sistematizar información derivada de reuniones técnicas y traducirla en diagramas de flujo precisos y estructurados.
- Deseable experiencia en instituciones de educación superior, sector público o consultorías.
- Participación activa y documentada en actividades de levantamiento de información institucional, incluyendo entrevistas estructuradas y semiestructuradas, registro detallado de reuniones técnicas, sistematización de contenidos y organización de insumos para su procesamiento. Se valorará experiencia en la transformación de esta información en insumos visuales o diagramáticos que reflejen con claridad la operatividad de los procesos identificados.

Conocimientos y Habilidades:

- Conocimientos a nivel intermedio en gestión por procesos, incluyendo identificación de entradas, actividades, responsables y salidas, así como comprensión de su articulación con objetivos estratégicos institucionales.
- Capacidad para diagramar flujos de procesos utilizando herramientas como Visio, Bizagi, Lucidchart u otras plataformas de modelado, aplicando criterios de claridad, secuencia lógica, y representación técnica adecuada de roles, actividades, decisiones y flujos de información. ? Atención al detalle, orden metodológico y organización documental.
- Habilidad para el trabajo colaborativo y seguimiento de cronogramas.
- Competencia en herramientas ofimáticas (Word, Excel, PowerPoint).

Responsabilidades:

- Apoyar en la recopilación de información durante las sesiones de trabajo con unidades institucionales.
- Asistir en la elaboración de fichas técnicas de procesos, estructurando la información de forma clara y coherente con los estándares institucionales, e intervenir en la elaboración de diagramas de flujo mediante herramientas digitales especializadas. ? Sistematizar información a partir de entrevistas y reuniones técnicas.
- Colaborar con los especialistas senior en la preparación, organización, revisión y edición de entregables, incluyendo la sistematización de insumos recogidos en reuniones, su estructuración técnica y su integración en fichas, diagramas y documentos conforme a los lineamientos establecidos por el equipo del proyecto.
- Realizar seguimiento a tareas asignadas conforme al cronograma del proyecto.

Productos Esperados:

- Insumos técnicos generados para la validación de fichas de procesos y diagramas de flujo, incluyendo versiones diagramadas conforme a los estándares institucionales.
- Documentación preliminar consolidada que incluya descripciones estructuradas de procesos, responsables, actividades, entradas y salidas, basada en el levantamiento realizado con las unidades.
- Informes técnicos breves de sistematización que resuman hallazgos, acuerdos y observaciones relevantes de las reuniones, con un formato que facilite su análisis posterior y la toma de decisiones institucionales.

Condiciones Deseables:

- Capacidad para asistir presencialmente a reuniones de trabajo dentro de la institución.
- Disposición para el aprendizaje y mejora continua.